Framework for Public Relations and Awareness

1-1. 実施時期

通年、下記実施媒体に掲載して公表する。なお、各事業年度ごとに、公表内容が最新のものと適合するか確認し、更新する。

1-2. 実施媒体

当社HP上で掲載する（https://mapi-jp.org/）。
プレスリリース等は、当社HPの他各種オンライン媒体を活用して行う。

1-3. 実施内容

  1. 本人又は遺族、医療情報取扱事業者、利活用者に対して、当機構が各立場の者へ提供する支援内容を掲載する。
  2. 本項1の他、次の事項を公表し、適時更新する。
    • ① 統括管理責任者、医療情報加工責任者、研究開発推進責任者及び医療情報取得・整理責任者並びに安全管理責任者の氏名
    • ② 毎事業年度前又は変更前における事業計画書及び収支予算書
    • ③ 毎事業年度終了後３か月以内における事業報告書及び収支決算書
    • ④ 認定事業管理情報等の安全管理に係る基本方針（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）
    • ⑤ 漏えい等事態に際しては、影響を受ける本人等に対する連絡又は公表を含め、適切かつ迅速に対応する方針
    • ⑥ 認定事業管理情報等の取扱いに関する第三者による評価の結果（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）
    • ⑦ 匿名加工又は仮名加工の前後の医療情報に係るサンプルであって、実在しないダミーデータによるもの
    • ⑧ 保有するデータベースの規模及び内容（例えば、主要なデータ項目やデータカタログ等）その他利活用者となろうとする者におけるデータの利活用に向けた検討の参考となる適切な情報（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）
    • ⑨ 加工情報の利活用に関する実績（利活用者の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するなど、公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）
  3. 本項1及び2に加えて、医療情報取扱事業者における本人に対する通知（次世代医療基盤法第52条第１項及び第２項並びに第57条第１項及び第２項）の件数に占める医療情報の提供の停止又は既に提供された医療情報の削除の求めの件数の比率を、可及的に定期的に公表するよう努める。

1-4. 実施体制（責任者含む）

安全管理責任者を広報及び啓発責任者とする。また、安全管理責任者の下には、広報・啓発担当者を配置して、上記に対応する。

2. 公表に関わる方針

2-1. 統括管理責任者、医療情報加工責任者、研究開発推進責任者及び医療情報取得・整理責任者並びに安全管理責任者の氏名

各責任者として、次の者の氏名を公表する。なお、責任者に変更がある場合は、変更後速やかに公表されている者の表記を変更する。

＜各責任者＞
統括管理責任者：島原佑基
医療情報加工責任者：菊地 智博
研究開発推進責任者：植田大樹
医療情報取得・整理責任者：西川隆章
安全管理責任者：百武裕昭

2-2. 毎事業年度前又は変更前における事業計画書及び収支予算書

取締役会にて決議されたものを公表する。公表は、各事業年度の開始前又は変更後の計画・予算の実施前に行う。
変更があった場合には、取締役会における当該変更承認決議後、すみやかに変更があった旨、及び変更後の書類を公表する。

2-3. 毎事業年度終了後３か月以内における事業報告書及び収支決算書

定時株主総会への報告又は承認等の所定の手続を経た書類を、毎事業年度終了後3か月以内に公表する。

2-4. 認定事業管理情報等の安全管理に係る基本方針（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）

安全への取り組みを広報・啓蒙するために、プライバシーポリシー、情報セキュリティ方針等を作成して公表する。また、患者本人からの相談・苦情の受付窓口を示した上で、個人情報保護法及び次世代医療基盤法に基づき行い得る請求を示した上で、請求方法を案内する。

2-5. 漏えい等事態に際しては、影響を受ける本人等に対する連絡又は公表を含め、適切かつ迅速に対応する方針

当社が定める漏えい等事態に際しての対応手順を基に、漏えい等の事態発生時の対応を行い、法令等に従って所管行政機関への報告、本人等への通知その他必要な措置を講じるとともに、公表に当たっては本人等の権利利益に配慮する。

2-6. 認定事業管理情報等の取扱いに関する第三者による評価の結果（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）

第三者認証としてISMS認証を取得したこと、及び認定匿名加工・仮名加工医療情報作成事業者として認定された旨を公表する。

2-7. 匿名加工又は仮名加工の前後の医療情報に係るサンプルであって、実在しないダミーデータによるもの

サンプルダミーデータとして、次の項目で匿名加工又は仮名加工の前後のデータを作成し、実在しないダミーデータのみを用いたファイルを掲載する。

  • 匿名加工又は仮名加工の前後の別
  • サンプルデータ名
  • ファイル名
  • 内容

2-8. 保有するデータベースの規模及び内容（例えば、主要なデータ項目やデータカタログ等）その他利活用者となろうとする者におけるデータの利活用に向けた検討の参考となる適切な情報（公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）

前記2-7記載のサンプルデータの他、当機構が保有する主要なデータ項目やデータカタログ、匿名加工・仮名加工手法等を公表する。

また、当該事項の公表の是非について、一定の統計情報に加工した簡易データベースの公表を行う場合は、最小集計単位、年齢区分、地域区分等を含む公表の内容及び方法に関して、「匿名医療保険等関連情報データベース（NDB）の利用に関するガイドライン 第２版」（厚生労働省）第７の２「公表物の満たすべき基準」を踏まえつつ、特定の個人の識別又は一定の地域若しくは団体に属する者の不利益を生じないよう十分に配慮し、審査委員会の審査を経てから公表する。

2-9. 加工情報の利活用に関する実績（利活用者の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するなど、公にすることによって事業運営に重大な支障を来すような事項を除く。）

利活用者の許諾を得たものについて、随時サイトやプレスリリースの形で公表する。

3. 相談のための体制

3-1. 受付日時

祝日を除く平日10:00～17:00（ただし、12:00-13:00を除く。）

3-2. 受付窓口

次の窓口を通じて相談を受け付ける。
お問い合わせフォーム：https://mapi-jp.org/en/contact/
Eメールアドレス：contact@mapi-jp.org
電話番号：03-6264-9246

3-3. 対応手順

以下の手順で相談を処理・対応する。

  1. 受付・取次
    • a. 受付窓口から相談が寄せられた場合、相談担当者が一次窓口となり内容を確認する。
    • b. 医療情報の提供の停止又は既に提供された医療情報の削除（以下「オプトアウト」といいます。）を求める者の場合には、法令に基づく請求方法及び請求先を案内する。
    • c. オプトアウト以外の相談については、相談内容を聴取した上で、その内容に応じて、関係部門の責任者及び担当者へ取次ぎ、関係部門が個別の相談内容に対応する。
  2. 対応
    • a. 相談を取次がれた関係部門は、遅滞なく、相談に対する回答案を作成する。
    • b. 相談者に回答を行う場合には、回答内容について、事前に上長の確認を行い、承認を受けた回答案を相談者に回答する。
  3. 連携・報告
    • a. 相談が他の認定作成事業者又は認定医療情報等取扱受託事業者に関するものである場合には、相談者の同意を得て、該当する事業者に対して、相談内容を共有し、対応を求める。
    • b. 相談内容が法令解釈その他の行政による対応が適切である場合には、相談者の同意を得て、内閣府その他の監督官庁に対して、相談内容を共有し、対応を求める。
  4. 記録、保存及び確認
    • a. 当機構は、相談記録の管理台帳（電磁的方法を含む。）を作成し、管理担当者を定める。
    • b. 相談内容及び回答は、管理担当者がこれを記録し、３年間保管する。なお、記録に当たり、相談内容を正確に記録し、欠損や不具合なく、完全性を維持する。
    • c. 相談記録の運用状況について、内部監査責任者に年１回以上提出し、その記録の正確性及び完全性について確認を受けるものとする。
  5. 公表
    • a. 寄せられた相談内容及びこれに対する対応の概要について、個人が特定されないようにし、秘密情報及び本人等の権利利益に配慮して定期的に公表するよう努める。ただし、これを公表することにより事業運営に重大な支障をきたすおそれのある場合を除く。
  6. 廃棄
    • a. 保管期間が経過した相談記録又は不要となった相談記録は、電磁的記録については復元不可能な方法（暗号化消去又はデータ消去ソフトによる完全消去等）により消去し、紙媒体についてはシュレッダーによる細断その他の物理的に再利用できない方法により廃棄する。
    • b. 廃棄を実施したときは、管理担当者が廃棄日時、廃棄対象、廃棄方法及び実施者を記録し、内部監査責任者の確認を受ける。

3-4. 周知方法

当社HP上に掲載する方法により周知する。

3-5. 対応体制

  1. 相談対応の責任者
    • a. Corporate部長
  2. 受付日時及び窓口
    • a. 3-1、3-2に定めるとおり。
  3. 対応手順
    • a. 3-3、3-4に定めるとおり。

4. 苦情処理のための体制

4-1. 受付日時

祝日を除く平日10:00～17:00（ただし、12:00-13:00を除く。）

4-2. 受付窓口

次の窓口を通じて苦情を受け付ける。
お問い合わせフォーム：https://mapi-jp.org/en/contact/
Eメールアドレス：contact@mapi-jp.org
電話番号：03-6264-9246

4-3. 対応手順

以下の手順で苦情を処理・対応する。

  1. 受付・取次
    • a. 受付窓口から苦情が寄せられた場合、苦情担当者が一次窓口となり内容を確認する。
    • b. 医療情報の提供の停止又は既に提供された医療情報の削除を求める者の場合には、法令に基づく請求方法及び請求先を案内する。
    • c. オプトアウト以外の苦情については、苦情内容を聴取した上で、その内容に応じて、関係部門の責任者及び担当者へ取次ぎ、関係部門が個別の苦情内容に対応する。
  2. 対応
    • a. 苦情を取次がれた関係部門は、遅滞なく、苦情事項に関する原因究明を行い、回答を作成する。
    • b. 苦情を申し入れた者（以下「苦情申出者」という。）に回答を行う場合には、回答内容について、事前に上長の確認を行い、承認を受けた回答案を苦情申出者に回答する。
    • c. 原因究明の結果、改善が必要な場合には、改善措置を策定し、これを実施する。
  3. 連携・報告
    • a. 原因究明の結果及び実施する（した）改善措置を、苦情申出者に通知する。ただし、これを通知することにより事業運営に重大な支障をきたすおそれのある場合を除く。
    • b. 苦情が他の認定作成事業者又は認定医療情報等取扱受託事業者に関するものである場合には、苦情を申し入れた者の同意を得て、該当する事業者に対して、苦情の内容を報告し、対応を求める。
    • c. 苦情内容が法令違反に関する場合には、違反の事実の確認をした上で、速やかに内閣府その他の監督官庁に対して、違反の事実を報告する。違反状態の是正措置を講じた場合には、これも報告する。
  4. 記録、保存及び確認
    • a. 当機構は、苦情記録の管理台帳（電磁的方法を含む。）を作成し、管理担当者を定める。
    • b. 苦情、原因究明として実施した内容、結果、改善策及び回答は、管理担当者がこれを記録し、３年間保管する。なお、記録に当たり、苦情等の内容を正確に記録し、欠損や不具合なく、完全性を維持する。
    • c. 苦情記録の運用状況について、内部監査責任者に年１回以上提出し、その記録の正確性及び完全性について確認を受けるものとする。
  5. 公表
    • a. 寄せられた苦情及びこれに対する対応の概要について、個人が特定されないようにし、秘密情報及び本人等の権利利益に配慮して定期的に公表するよう努める。ただし、これを公表することにより事業運営に重大な支障をきたすおそれのある場合を除く。
  6. 廃棄
    • a. 保管期間が経過した苦情記録又は不要となった苦情記録は、電磁的記録については復元不可能な方法（暗号化消去又はデータ消去ソフトによる完全消去等）により消去し、紙媒体についてはシュレッダーによる細断その他の物理的に再利用できない方法により廃棄する。
    • b. 廃棄を実施したときは、管理担当者が廃棄日時、廃棄対象、廃棄方法及び実施者を記録し、内部監査責任者の確認を受ける。

4-4. その他の措置

苦情処理のため必要がある場合には、個々の苦情内容に応じて、上記以外の措置を実施することがある。

4-5. 対応体制

  1. 苦情処理に関する責任者
    • a. 3-5の1記載の相談対応の責任者と同様。
  2. 受付日時及び窓口
    • a. 4-1、4-2に定めるとおり。
  3. 対応手順等
    • a. 4-3、4-4に定めるとおり。